Energiek vergaderen: het kan!
“Werkoverleg is een spiegel en een broedplaats van je cultuur.”
– via hetnieuwewerkoverleg.nl
En Saskia, heb jij nog iets op te merken over de notulen? “Eh nee, die lees ik nooit.” Ongemakkelijke stilte. Wat bijval. Een korte discussie. En uiteindelijk: voortaan geen notulen meer. Bam.
Een aantal weken geleden volgde ik een workshop over Het Nieuwe Werkoverleg. Eigenlijk ben ik allergisch voor alles waar ‘het nieuwe’ voor staat, maar door het enthousiasme van een paar collega’s en een gemeenschappelijke ergernis – ellenlange vergaderingen – besloten we dat er te veel winst te halen viel om sceptisch te zijn.
Eerlijk is eerlijk: ik ben drie uur lang alert geweest en dat vind ik een hele prestatie. Hoe je met heel simpele dingen veel impact kan hebben is goed om zelf ervaren te hebben. Experimenteer dan ook in een omgeving die het hebben kan en geef niet te snel op. Alle verandering is tijdelijk ongemak. En wat zou je allemaal niet met de vrijgekomen tijd kunnen doen als jouw vergaderingen efficiënter en effectiever waren!?
Het begin
Alles begint met het ‘waarom’. Welk doel heeft de vergadering? Als je dat helder hebt, kun je vervolgens nadenken over ‘wat’ er op de agenda komt, ‘wie’ er aanwezig is, ‘waar’ je dat het beste kunt doen, ‘wanneer’ en hoe laat en ‘hoe’ / met welke werkvormen je het aanpakt. Nieuwe ideeën genereren? Zoek daar een creatieve omgeving bij. Staat besluitvorming centraal? Plan de ochtend als mensen nog fris zijn. Kortom: een goede voorbereiding…
Inhoud
Wat een goed uitgangspunt is, is om onderscheid te maken tussen operationele, tactische en strategische onderwerpen. Ze vragen verschillende soorten energie, aanpak en frequentie en het is daardoor niet effectief om te combineren in één vergadering. In organisaties waar ze agile werken is dit al doorgevoerd. Daarnaast werkt het goed helder te hebben wat de bedoeling is van een ingebracht punt: informeren, besluitvorming, oordeelsvorming, brainstormen of anderszins. Daarmee voorkom je bijvoorbeeld dat deelnemers in discussie gaan over dingen die al besloten zijn en ter informatie op tafel kwamen.
Subgroepjes
Zeker in grotere groepen is het afwisselen van werkvormen heel welkom. Het zijn altijd dezelfden die het woord pakken en daardoor veel invloed hebben op de besluitvorming – wat de kwaliteit niet altijd ten goede komt. Opsplitsen in kleine groepjes geeft ruimte voor elk individu. De bekende ‘world café methode‘ is zeker de moeite waard om er geregeld bij te pakken. Hier kun je met betrekking tot het onderwerp bijvoorbeeld drie vragen formuleren, op een flipover schrijven en hier drie groepjes langs laten rouleren. Na drie rondes kan het net opgehaald worden.
Onvoorbereide vergaderstukken? Niets zo irritant als niet iedereen zich heeft voorbereid waardoor er ter plekke nog wat bijgepraat moet worden. Ik ben erg enthousiast over de ‘each teach’ methode. Hier worden deelnemers ook in subgroepjes verdeeld waarbij het betreffende vergaderstuk vervolgens over de deelnemers wordt verdeeld. Iedere deelnemer leest zijn deel en koppelt dit terug binnen zijn groepje. Zo is iedereen alert en heeft snel de essentie te pakken. Vragen van de deelnemers kunnen gebundeld worden richting de inbrenger. Een stuk overzichtelijker dan dat het plenair besproken wordt.
Faciliterende voorzitter
Het Nieuwe Werkoverleg vraagt een voorzitter die de energie van de vergadering managet, zelf maximaal 10% van de tijd aan het woord is en zorgt dat dat gebeurt wat nodig is in het belang van de vergadering. Hij bewaakt natuurlijk ook de tijd, maar een aftellende klok in het zicht van iedereen zorgt dat de verantwoordelijkheid ook bij de sprekers liggen.
Rollen van de deelnemers
Los van ieders inhoudelijke bijdrage aan de vergadering kun je ook gebruik maken van teamrollen (van Belbin bijvoorbeeld), de zes denkhoeden van De Bono, een advocaat van de duivel. Iemand een rol geven die hij van nature niet heeft, kan verfrissend werken en geeft een vergadering ineens een heel andere richting en sfeer.
Los daarvan: bedenk wie bij de vergadering moet zijn of zelfs wie liever niet (!). Ik merk dat het heel spannend is om een vergadering facultatief te maken. Maar wie betrokken is bij een bepaald onderwerp is aanwezig èn gemotiveerd. Hierin kun je ook onderscheid maken: informele bijeenkomsten verplicht stellen vanwege het verbindende karakter en inhoudelijke bijeenkomsten facultatief maken. Wie durft?
Experimenteer
Voor wie bovenstaande ingrepen toch nog wat buiten bereik liggen, is de EHBO-waaier van Ynnovate een prachtig instrument. Deze Eerste Hulp Bij Overleg omvat tips op de vier thema’s gedrag, resultaat, tijd en energie. De ‘bullshit-kaart’ is in te zetten bij ongewenste uitweidingen waardoor deelnemers afhaken: de voorzitter kan vervolgens peilen hoe het ervoor staat en zo nodig verder gaan. De ‘Superhelden-kaarten’ van Ynnovate werken geweldig om zaken vanuit een ander perspectief te benaderen. De ‘Stilte voor de storm-kaart’ kan helpen focus aan te brengen. Als er elke vergadering een kaart centraal staat, kan er al echt iets in gang gezet worden.
De eerste stap…
Wil je met je eigen team aan de slag? Het uitgangspunt dat het werkoverleg een spiegel en broedplaats van je cultuur is, levert waarschijnlijk een mooie discussie op. Waar moet dat overleg dan voor staan? Mijn collega’s kwamen op eigenaarschap, elkaar aanspreken, vertrouwen, energiek en innovatief. Op zich algemene begrippen. Maar leg je die naast vier uur vergaderen, met 14 man om een grote tafel met alle stukken in 14-voud geprint (I know), verplichte aanwezigheid, 7 pagina’s notulen die ergens – foutloos, dat wel – op sharepoint belanden om nooit meer bekeken te worden …dan geeft dat stof tot nadenken.
Bron: hetnieuwewerkoverleg.nl en ynnovate.it
