Versimpelen: de oplossing voor onnodige complexiteit

“Het is onze plicht om te streven naar eenvoud. Er is geen enkele rechtvaardiging, waarom dingen complex zouden zijn, als we ze ook simpel kunnen maken.”
– Edward de Bono in Eenvoud

Tot voor kort werkte ik in een zeer complexe organisatie. De vraag is of er überhaupt iemand is die daar alles overziet. Complexiteit lijkt er echter besmettelijk. Ogenschijnlijk heldere opdrachten eindigen in een kluwen wol waar geen begin of einde meer aan zit. Hoe komt dat toch?

Mijn oog viel dan ook niet geheel toevallig op het woord ‘versimpelen’ in mijn twitterfeed. En zo las ik een boek over versimpelen, sprak ik even later de schrijver Jan-Peter Bogers die vervolgens een inspirerend zomercollege over versimpelen verzorgde voor een hoop nieuwsgierige collega’s. Eenvoud is een populair onderwerp in een steeds complexer wordende wereld. Complexiteit zal er altijd zijn, versimpelen draait dan ook om onnodige complexiteit: complexiteit die gedoe en vertraging oplevert maar te vermijden is.

Welke winst valt er te behalen?

Buiten de verspilling van tijd, geld en energie levert onnodige complexiteit volgens Bogers frustratie op, werkt het demotiverend en legt het de focus op het proces in plaats van waar het om gaat. Het vermindert de verandercapaciteit: de energie gaat in de verkeerde dingen zitten.

De winst van versimpelen is dus enerzijds simpelweg besparing van tijd, geld en energie, maar ook beter gemotiveerde medewerkers, de focus op het resultaat en dus op het creëren van waarde, meer flexibiliteit binnen organisaties en projecten.

1 Begin met het waarom

Net als Simon Sinek begint ook Bogers met de ‘why’: waarom doe je wat je doet. Versimpelen betekent allereerst teruggaan naar de essentie van je vraagstuk. Vervolgens vraag je je af wat en wie je echt nodig hebt en hoe je dat kunt organiseren. Een aantal simpele kernvragen die focus aanbrengen.

2 Gedoe-factoren

Als vervolgstap analyseer je de zogenaamde gedoe-factoren: geld, tijd, regels en wetten, andere mensen, jijzelf en de onderlinge afhankelijkheid van deze factoren. Je bekijkt deze met de bril: wat is er echt nodig. Is er echt geld nodig of een dienst die je ook op een andere manier kunt realiseren. Als het gaat om andere mensen: gaat het om iemands positie (functie/rol, invloed), talent (kwaliteiten) of energie (eigenschappen)? Wat is de kortste weg om in contact te komen met de juiste persoon? Moet je je echt aan de regels houden en: kun je de regels voor je laten werken? Als het gaat om jezelf (blinde vlek!): is het ingewikkeld of maak je het zelf ingewikkeld?

3 Versimpeltechieken

Dan komt het er op aan je project te ontdoen van alles wat afleidt of niet tot de essentie behoort. Bogers heeft een toolbox met versimpeltechnieken samengesteld waar je de invalshoek kan kiezen die op dat moment het beste past. Mijn tien favorieten uit de versimpelbox:

• inzoomen: bedenk wat de kleinste vorm van een project is. Wat is het minste dat er moet gebeuren om te laten slagen? Is er met één schilderij al sprake van een museum ? Wat is de essentie? Een hele aardige denkoefening.
• big hairy audacious goal: vertaal je doel naar alle, alles, overal en iedereen. Vervolgens brainstormen zonder enige beperking, dat maakt creatief!
• groundhog day: maak een lijst van wat veel tijd en energie kost en stel je voor dat je dat nog tientallen keren moet doen. Ga dan per punt brainstormen hoe het leuker, slimmer of handiger kan. Quick wins!
• Knopen doorhakken: begin met ‘waarom doe je wat je doet’ en maak een lijst van alle benodigde beslissingen, bepaal criteria en verzamel essentiële info. Bogers geeft vakantie als voorbeeld : als de essentie is dat het ontspannend en binnen budget moet zijn,  maak je op basis daarvan een schifting. Neem beslissingen die niet veel impact hebben op andere factoren. Laat beslissingen liggen die later kunnen, is het moeilijk kiezen dan gewoon knoop doorhakken.
• Zwart-wit denken: welke talloze mogelijkheden zorgen voor twijfel, probeer deze te clusteren en terug te brengen tot twee grote keuzes; ja/nee.
• Brown paper: als je vast zit in je hoofd, moet je uit je hoofd gaan. Beeld alles uit wat je verzameld hebt aan ideeën, aantekeningen, lijstjes, belemmeringen en deadline. Dan ordenen, weggooien en door elkaar gooien.
• Working around the system: op welke manier vormen systemen en regels belemmering voor je project. Vraag je af wie en wat  je echt nodig hebt, ga creatief om met systeem en regels, zoek naar  een ruimere interpretatie van de regels én: kun je de regel in je voordeel laten werken.
• Backwardsplanning: neem het eindresultaat als startpunt, maak een overzicht van alles wat je nodig hebt, hoeveel tijd het kost en onderlinge afhankelijkheden. Vervolgens werk je terug: wat moet de laatste dag gebeuren, de laatste week, de laatste maand…
• De kracht van het experiment: verlaag de drempel, door een pilot te doen en zet daar een einddatum en beoordelingscriteria bij. Dat kan twijfelaars over de streep helpen.
• Directeur en portier – positie/functie – wie mogen helpen: wat heb je echt nodig, wie kunnen helpen, denk aan beslissers, beïnvloeders, bereidwillige mensen, wie rechtstreeks toegang heeft….bedenk korte route om die te benaderen.
• Putjes en motortjes: putjes zijn mensen die energie kosten, motortjes degenen die energie geven.  Verzamel motortjes en schrap putjes.

Kortom: talloze mogelijkheden om een opening te vinden in een brij van informatie.

Net zoals dat met veel andere dingen is, stelt Bogers dat versimpelen niet alleen een verzamelingen techieken is, maar vooral een mindset.

De totstandkoming van de zomercolleges die ik georganiseerd heb, was ook een kwestie van een zaal regelen, een spreker en een uitnodigingsmail. Het had ook een werkgroep kunnen worden met een projectvoorstel, een commissie die het zou beoordelen, een flyer met alle onderwerpen en sprekers en een facturatiesysteem voor deelnemers van een andere divisie. Dat had allemaal gekund. Maar dan was de zomer voorbij geweest, dat is een ding dat zeker is.

Bron: Jan-Peter Bogers – Versimpelen