Waarom 5 dagen terug naar kantoor geen goed idee is

Lieve ceo’s van de organisaties die weer graag ’terugkeren naar hoe het was’,

jullie willen graag iedereen weer 5 dagen naar kantoor. Omdat we allemaal uit onderzoek en praktijkervaring echt wel weten dat dat geen goed idee is, probeer ik me te verplaatsen in de redenen om dit toch af te dwingen bij jullie medewerkers. Ik denk dat dit jullie gedachtengang is:

1. Bevordering van samenwerking en innovatie

Je zou kunnen geloven dat face-to-face interactie spontane samenwerkingen en innovaties bevordert. Je hecht waarschijnlijk veel waarde aan creatieve uitwisseling van ideeën, en denkt dat mensen daarvoor fysiek bij elkaar moeten zijn. Je vreest wellicht dat een virtuele werkomgeving informele gesprekken (bijvoorbeeld bij de koffieautomaat) belemmert, wat invloed heeft op innovatie en probleemoplossing. Maar het innovatief vermogen kan juist tot 51% hoger zijn. Creativiteit laat zich niet plannen.

2. Beheersbaarheid en controle

Je denkt misschien dat medewerkers thuis minder productief zijn dan op kantoor. Je vindt het wellicht ook moeilijker om medewerkers te managen wanneer ze op afstand werken. Je denkt de productiviteit beter te kunnen monitoren met medewerkers voor je neus en te zien hoe teams samenwerken, en directer leidinggeven. Medewerkers zijn echter 29% productiever thuis.

3. Cultuur en verbondenheid

Je beschouwt de kantooromgeving waarschijnlijk als cruciaal voor het opbouwen en onderhouden van een bedrijfscultuur. Misschien denk je dat medewerkers zich minder verbonden voelen met het bedrijf en de waarden ervan wanneer ze thuis werken. Een sterke aanwezigheid op kantoor kan worden gezien als een manier om de bedrijfscultuur te versterken en loyaliteit te vergroten. Maar uit onderzoek blijkt dat hybride werken juist een boost kan zijn voor de befaamde ‘sense of belonging’ wat ongetwijfeld op je strategische agenda staat.

4. Klanten en externe relaties

Een zeer begrijpelijke reden kan zijn dat het voor de organisatie belangrijk is dat medewerkers fysiek op kantoor zijn om klanten of partners te ontvangen. Dit kan vooral gelden voor een omgeving waar persoonlijke relaties belangrijk zijn, zoals bij consultancy, financiën of sales. Je denkt wellicht dat een fysiek kantoor meer professionaliteit uitstraalt naar klanten. Dat is een valide punt, maar ook minder relevant omdat sales sowieso een meer extravert karakter heeft waardoor terug naar kantoor waarschijnlijk geen issue is.

5. Onbenutte kantoorruimte

Misschien heb je veel geïnvesteerd in kantoorruimte of goede werkplekken en verdien je die investering nu voor je gevoel niet terug als werknemers thuiswerken. Begrijpelijk dat je dan extra druk geeft om mensen weer op kantoor te krijgen om de ruimte rendabel te maken, maar dat is natuurlijk een drogreden nu je het zelf zo terugleest. Bovendien bespaar je gewoon veel geld met hybride werken.

6. Communicatie-uitdagingen

Bij thuiswerken zijn virtuele vergaderingen vaak nodig, wat soms leidt tot misverstanden of inefficiënte communicatie. Je zou kunnen denken dat persoonlijke vergaderingen effectiever zijn, omdat lichaamstaal en directe interactie zorgen voor duidelijkere communicatie en minder ruis. Het blijkt echter dat virtueel overleg juist leidt tot meer efficiency en effectiviteit doordat meetings bijvoorbeeld opgenomen kunnen worden, notulen automatisch gemaakt kunnen worden en je anderen makkelijker mee kan laten kijken.

7. Weerstand tegen verandering

Je bent misschien sowieso terughoudend ten aanzien van langdurige veranderingen in de manier van werken. Je hebt zo lang met traditionele kantoormodellen gewerkt dat je zou kunnen denken dat dat het beste is voor iedereen. Dan kun je besluiten dat de kantoorcultuur de norm moet blijven. Weerstand tegen verandering door leiders heeft echter veel negatieve impact. Op welzijn, creativiteit, innovatie, leervermogen….deze tijden vragen om leiders die de juiste context creëren voor medewerkers om te presteren.

En zo komen we denk ik bij het grootse issue:

8. Angst voor verzwakte leiderschapsstructuur

In een kantooromgeving zijn de hiërarchieën vaak duidelijk zichtbaar en goed voelbaar. Op afstand kan het gevoel van autoriteit en structuur vervagen, wat je misschien als een bedreiging ziet voor de effectiviteit van leiderschap. Online ben je net als alle anderen een vierkantje op een scherm. Het terugbrengen van medewerkers naar kantoor kan helpen om hiërarchische structuren te versterken. Dat is ego hè? Maar medewerkers hebben een hogere pet van je op als je hybride werken omarmt.

Al deze redenen zijn begrijpelijk vanuit een managementperspectief, maar flexibel werken draagt bewezen bij aan de productiviteit en tevredenheid van medewerkers. Afdwingen van volledige kantoorwerkdagen kan leiden tot verminderde motivatie, hogere personeelsverloop en een gevoel van ontevredenheid onder werknemers.

Wil je toch vasthouden aan je principes, dan is dit wat er gaat gebeuren:

Er gaat talent vandoor: die weten wat ze nodig hebben om te vlammen en dat is niet elke dag op kantoor met afleiding.
Er komt gegarandeerd een toename van uitval en burn-out. De kantoor dynamiek is belastend voor veel mensen, een energie-en daarmee een productiviteitslek.
Je wordt een minder aantrekkelijke werkgever voor veel sollicitanten, waardoor je talent misloopt.
Het fenomeen quiet quitting zal alleen maar toenemen, medewerkers doet niets méér dan nodig.
De medewerkerstevredenheid zal afnemen, minder mensen zullen zich thuis en verbonden voelen met de organisatie.

We hebben allemaal iets anders nodig om te kunnen zijn wie we zijn, met al onze talenten. Laat al je mensen voluit leven in plaats van overleven…